Sistema de informacion administrativo

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martes, 7 de julio de 2009

DISEÑO CONCEPTUAL DE UN SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVO:

El diseño conceptual de un sistema de información administrativa es el resultado de un proceso. Es un esbozo del sistema descrito por una relación verbal, un diagrama de flujo, por esquemas y listas. Es un marco de referencia dentro del cual se desarrollara el Diseño detallado. Por tanto nos permite examinar varios diseños posibles antes de escoger uno para precisarlo.

El diseño conceptual es un proceso extremadamente creativo, la presentación de todas las consideraciones es compleja y larga, consta de cuatro fases:

· Desarrollo de las especificaciones del desempeño:
Las especificaciones son una minuciosa descripción de lo que los usuarios quieren de un sistema. No les interesa cómo se satisfacen sus deseos, si no mas bien lo que obtienen.

· Análisis de los sistemas:
Se trata de una operación tendiente o reunir hechos y a analizar la organización actual, su proceso de decisión, el sistema de información administrativa en uso y las deficiencias del que está empleándose actualmente.

· Análisis de factibilidad:
Esta parte de la actividad del diseño conceptual se ocupa del desarrollo de otros conceptos factibles para el nuevo sistema de información administrativa.

· Selección del diseño conceptual:
El informe que incluye el diseño conceptual se convierte después en la base de la ampliación detallada del diseño. Además proporciona a los gerentes un resumen del diseño definitivo y detallado del sistema para someterlo a revisión y aprobación.
Para el diseño conceptual se requiere ante todo, efectuar un estudio del sistema total del negocio o organización, investigar las necesidades y restricciones, fijar los objetivos del SIA, y finalmente diseñar en forma aproximada los principales componentes del SIA. El costo, el desempeño, y los programas de proyecto limitan el diseño definitivo.

Para la preparación del informe sobre el diseño conceptual se realiza el siguiente proceso:

· Preparación de los miembros de una organización para el cambio:
El primer paso en el diseño no es de índole técnico, sino conductual. La introducción de un sistema de información administrativa supone cambios en las funciones, condición y poder de los individuos. Los gerentes y los diseñadores de sistemas deben primero percatarse del proceso del cambio exitoso dentro de una organización.

· Estudio de las características de la compañía y de la industria:
El diseño conceptual ha de basarse en las actividades fundamentales de la compañía. El hecho de que se trate de una compañía de servicio o de industrias determina los ciclos esenciales de transacciones. El sistema de información administrativa deberá proporcionar por lo menos información sobre estas transacciones para facilitar su control.

· Estudio de la organización de la compañía y de la estructura de la decisión:
La finalidad del SIA es ayudar a los gerentes y principales encargados de las tomas de decisiones; por ello el diseñador de sistemas ha de saber quienes son esas personas y averiguar sus funciones. Casi siempre el diseñador debe aceptar la organización y la estructura de decisiones tal como son y luego planear el SIA para ambas.

· Identificación de los problemas de la compañía:
Una vez estudiados los objetivos de la compañía y la estructura del sistema que existen para alcanzarlos, queremos descubrir los problemas que surjan al fijar nuevos objetivos y conseguirlos. Aunque muchos problemas son comunes a todas las compañías, hay algunos que son crónicos o peculiares en determinadas empresas.

· Estudio de los sistemas de procesos gerenciales y funcionales:
Los sistemas de procesos representan la idea de los gerentes sobre las formas de alcanzar las metas de su compañía. Si no se cuenta con diagramas de flujo ni manuales de procedimiento, el analista aplicará parte de su tiempo a bosquejar los sistemas de operación, a descubrir los puntos de decisión y estudiar los informes destinados a la gerencia.

· Determinación de las necesidades de información:
Para el diseño adecuado del SIA se requiere una formulación clara de las necesidades de información de cada gerente. Las compañías se equivocan al invertir grandes sumas en hardware y software y lo que realmente necesitan es disponer de información que mejore las percepciones de los gerentes en áreas tan importantes como la identificación de problemas, las soluciones alternas, las oportunidades y riesgos, la planeación y control.

· Determinación de las fuentes de información:
Una vez descubiertos las principales necesidades de información de los gerentes y definidas la organización y estructura de las operaciones, es preciso investigar las fuentes de la información recabada.

· Documentación del diseño conceptual:
Aunque se preparan los papeles de trabajo a medida que avanza el diseño conceptual del sistema, no son suficientes para registrar el diseño. Hay que elaborar un informe formal.

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